在当今时代，将纸质档案转化为电子文件已成为一项必要的工作。这不仅是为了保存珍贵的资料，更是为了提高查找和使用的效率。但是，很多人在开始这项工作时，都会遇到两个难题：扫描分辨率该设多少？存储格式该选哪种？
本文将为您详细解答这两个问题，帮助您轻松掌握档案数字化的核心技巧。
一、如何选择合适的扫描分辨率？
分辨率决定了扫描图像的清晰度。分辨率太低，字迹模糊；分辨率太高，文件又会过大，占用存储空间。
1. 日常办公文档
对于大多数普通的A4文件、内部传阅的资料，建议使用 300 DPI。这个分辨率足够清晰，能让文字边缘锐利，同时文件大小适中，方便传输和存储。
2. 重要合同与法律文件
这类文件需要极高的清晰度，有时甚至需要看清纸张的纹理或微小的印章细节。建议使用 600 DPI。虽然文件会变大，但能确保每一个细节都被完美记录。
3. 照片或带有手写批注的档案
如果档案中包含照片，或者有手写的修改痕迹，为了保留色彩层次和笔触细节，也建议使用 600 DPI 或更高。
二、如何选择最佳的存储格式？
选对格式，不仅能让文件易于阅读，还能长期稳定地保存。
1. 首选格式：PDF
PDF 是目前最通用的文档格式。它最大的优点是“所见即所得”，无论在电脑、手机还是平板上打开，排版都不会乱。对于包含多页内容的档案，建议保存为 PDF 格式，方便作为一个整体文件进行管理。
2. 图像格式：JPEG 与 TIFF
- JPEG：适合保存照片类档案。它是一种有损压缩格式，能在保持较好画质的同时，大幅减小文件体积。但不适合保存纯文字文件，因为反复编辑后画质会下降。
- TIFF：这是档案数字化的“黄金标准”。它几乎不损失任何画质，细节保留最完整。适合用于需要长期永久保存的原始底片。缺点是文件非常大。
总结建议
对于大多数企业或个人的档案数字化工作，最简单的黄金法则如下：
- 分辨率：普通文档用 300 DPI，重要文件用 600 DPI。
- 存储格式：多页文档存为 PDF，单张高质量图片存为 JPEG。
掌握这两点，您的档案数字化工作就能做到既清晰又高效。
